文件和檔案管理製度
（試行）
為保證後勤保衛處文件的完整🧧，便於查找利用🧗🏼♂️，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全👩💻🍋，充分發揮檔案作用🧎♂️，全面提高檔案管理水平👘，有效地保護及利用檔案💃，為後勤保衛處發展服務🚶🏻♂️，特製定本製度。
一🕙、文件檔案材料的收集管理
1🤸🏽♂️、後勤保衛處指定專人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理📨，交辦公室審閱後歸檔🏑。
3 一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料♑️，由主辦部門或人員收集👎🏼，交辦公室備案。
4🔝🙃、後勤保衛處檔案文件材料工作實行二級管理📀，一級管理是指後勤保衛處辦公室的統籌管理🧕🏻👩🏽🍳；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
5💁🏻♂️、檔案管理人員要嚴格執行後勤保衛處檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作🏋🏿♀️，充分發揮檔案資料的作用❤️。
6、辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導🐵🏷，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
二🤖、 歸檔製度
1、重要的會議材料，包括會議的通知🧗♂️、報告、決議、總結🕡🗾、典型發言、會議記錄等。
2、後勤保衛處對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、後勤保衛處的各種工作計劃👝、總結👰🏽、報告、請示🤵🏼♀️、批復、會議記錄、統計報表及簡報。
4🤩、後勤保衛處與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料🫏。
5🧝🏻♂️、後勤保衛處職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6👴🏽、後勤保衛處的大事記及反映本部門重要活動的剪報、照片、錄音⚽️、錄像等。
三、 檔案保管製度
1❓㊙️、後勤保衛處辦公室設存放檔案的專門庫房🔆，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱櫃👆🏽，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件🤦🏼♀️。
2🫵、歸檔資料要進行登記，編製歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編製分類法👩🏽🍳🌻，根據分類法🍁，編製分類目錄🌤；根據需要編製專題目錄💂🏽♀️，完善檢索工具，以便於查找。
4、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料🍅，了解利用者的需求😟，掌握利用規律。
5🈁、根據後勤保衛處規定🧑🏼🚒，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理。
6、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊🩵，經後勤保衛處領導及有關人員會審批準後銷毀🛌🏼。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
7、嚴格遵守檔案安全保密製度👨🏿🚒，做好檔案流失的防護工作🤾👡。
四🎥、 檔案借閱製度
1、檔案屬於後勤保衛處機密文件，未經許可不得外借👩🦽➡️、外傳。外單位人員未經後勤保衛處領導批準不得借閱⌨️。
2🈯️、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方🥦，不得攜帶外出🧝🏼。需要借出檔案的💀，須經檔案保管部門負責人批準。
3🌇、借閱檔案，必須履行登記🤵、簽收手續🧔🏿。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借👨👦👦。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管領導批準。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡🈶，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人💪，以便查閱和催還🍆。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印🔺、不得拆封👼、損汙文件，歸還時保證檔案材料完整無損🧍🏻😅，否則，追究當事人責任2️⃣。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時⛓，要及時追查🏸，並報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管領導同意👨👩👦👦，必須外借的，由處長審批🎖⛹️。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關規定做好文件材料的收集✢🧑🏻⚖️、整理、分類👬🏼、歸檔等工作🏭👨🏼🚀。
2、按照歸檔範圍🕐、要求，將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠於職守👩👩👧👧，努力維護後勤保衛處檔案的完整與安全🗞。
杏运平台後勤保衛處
二〇一七年九月二十七日
